Agence d’automatisation IA : un processus à la fois
Nous automatisons une tâche de bureau répétitive (lire les commandes reçues par e‑mail, préparer un devis, trier les demandes). Comptez 2 à 4 semaines. Par défaut, une personne de votre équipe valide tout ce qui engage l’entreprise : une commande, un devis, un paiement.
Mis à jour le
À partir de
3 900 € HT
- Délai
- 2 à 4 semaines
- Tarification
- Prix fixé par étape
Vous en avez besoin si
- L’ADV ressaisit chaque jour dans l’ERP des commandes reçues par e‑mail ou en PDF.
- Les devis simples attendent plusieurs jours parce que les commerciaux sont en clientèle.
- La boîte contact@ reçoit commandes, demandes de prix, réclamations et publicités, triées à la main.
- Des données passent de l’ERP au CRM ou à un tableur par copier-coller.
- Vous avez essayé un assistant IA du commerce : il rédige bien, mais il ne connaît ni vos références ni vos prix.
Ce que contient un chantier d’automatisation
- Le processus relevé
- Le déroulé actuel, étape par étape, avec les volumes, les cas particuliers et le point où une personne doit décider.
- Le workflow
- Construit dans n8n, installé sur un serveur situé dans l’Union européenne, dans un compte ouvert à votre nom. Il lit, extrait, contrôle et prépare ; chaque étape reste visible et modifiable.
- L’écran de validation
- La personne voit le document d’origine à côté de ce que le workflow propose, corrige si besoin et valide. Par défaut, tout ce qui engage l’entreprise passe par ce clic.
- La connexion à vos outils
- Messagerie, ERP, CRM, tableurs : par API, échange de fichiers ou connecteur.
- Le journal et les alertes
- Chaque document traité est tracé : ce qui a été lu, ce qui a été proposé, qui a validé. Une alerte part si le workflow s’arrête.
- La passation
- Documentation, accès administrateur et prise en main pour la personne qui valide et pour votre référent informatique.
Exemple : le tri de la boîte contact@
Un déroulé type, pour illustrer. L’entreprise et les messages sont fictifs.
- 1
Un client écrit à contact@ : « Pouvez-vous me renvoyer le certificat matière de notre dernière livraison ? »
- 2
Le workflow classe le message : demande de document, client connu, commande retrouvée par son numéro.
- 3
Il récupère le certificat dans le dossier de la commande et prépare une réponse avec la pièce jointe.
- 4
L’ADV relit la réponse proposée, la modifie si besoin et l’envoie d’un clic.
- 5
Une réclamation ou une demande de prix n’est pas traitée ainsi : le workflow est réglé pour la transmettre à la bonne personne, avec un résumé.
Déroulé d’un chantier d’automatisation
Cadrage court
Nous relevons le processus avec la personne qui le fait, sur un échantillon de 30 à 50 documents réels. Périmètre, critères de réussite et prix sont fixés par écrit.
2 à 3 joursConstruction
Le workflow est monté sur un environnement de test et essayé sur l’échantillon. Vous voyez les résultats document par document.
1 à 2 semainesPilote
Le workflow tourne à côté du travail habituel. Chaque écart est noté, puis corrigé ou ajouté à la liste des cas confiés à une personne.
3 à 5 joursMise en service
Bascule, formation de la personne qui valide, remise de la documentation. Un mois de corrections par rapport au cadrage est inclus.
1 à 2 jours
Durées à l’échelle, sur la plus longue annoncée
Ce que couvre le prix
Le prix de départ correspond à un processus, une source d’entrée (une boîte e‑mail ou un dossier) et une connexion à un outil, écran de validation compris. Il n’y a pas d’audit obligatoire : un cadrage court est compris, et le prix ferme est fixé à la fin de ce cadrage, avant la construction.
- Chantier : un processus automatisé
- à partir de 3 900 € HT
- Option Connexion à un outil supplémentaire
- à partir de 900 € HT
- Audit IA et feuille de route (facultatif), déduits du premier projet réalisé avec nous
- 1 900 € HT
- Maintenance
- à partir de 450 € HT par mois
- Serveur et modèle de langage
- facturés par leurs fournisseurs, sur vos comptes
Paiement, à chaque étape
- 30 %
- à la commande
- 70 %
- à la livraison acceptée
Quels processus confier à une agence d’automatisation ?
Ceux qui reviennent tous les jours, qui suivent des règles que l’on peut écrire, et dont le résultat se vérifie d’un coup d’œil. Voici les cinq à regarder en premier dans une PME industrielle.
| Processus | Ce qui arrive | Ce que fait l’automatisation | Qui valide |
|---|---|---|---|
| Saisie des commandes | E‑mails, PDF, fichiers Excel de clients | Lit la commande, retrouve le client et les articles, contrôle prix et quantités, prépare le brouillon dans l’ERP. | L’ADV |
| Préparation des devis | Formulaire du site, e‑mail, plan joint | Lit la demande, associe articles et options au tarif, prépare le devis. | Le commercial |
| Factures fournisseurs | PDF et factures électroniques | Rapproche la facture de la commande et de la réception, propose l’imputation. | La comptabilité |
| Tri des demandes entrantes | Boîte contact@, formulaire | Classe, résume, transmet à la bonne personne, prépare la réponse aux demandes courantes. | La personne destinataire |
| Passage de données entre outils | ERP, CRM, tableurs | Recopie clients, prix ou stocks d’un outil à l’autre et signale les écarts. | Le référent de l’outil, sur les écarts seulement |
Un chantier traite une ligne de ce tableau. Si vous hésitez sur la première, l’audit IA sert à la choisir.
Ce qu’il ne faut pas automatiser tout de suite
- Un processus que personne ne sait décrire. Si deux personnes traitent la même commande de deux façons, il faut d’abord se mettre d’accord. L’automatisation applique une règle ; elle ne la trouve pas.
- Les petits volumes. À cinq documents par semaine, la saisie à la main coûte moins cher que l’automatisation et sa maintenance.
- Les décisions qui engagent l’entreprise. Accorder une remise, accepter un délai, répondre à une réclamation : le workflow prépare le dossier, une personne décide.
- Les données en désordre. Des références en double ou un tarif tenu dans plusieurs tableurs font échouer le rapprochement. On nettoie avant.
- Ce que votre ERP sait déjà faire. Si un module de l’éditeur couvre le besoin, activez-le. Un portail client règle aussi le problème à la source : le client saisit lui-même sa commande.
Automatisation sur mesure, outil en ligne ou logiciel spécialisé ?
| Option | Avantage | Limite |
|---|---|---|
| Logiciel spécialisé (saisie de commandes, factures fournisseurs) | Conçu pour de gros volumes, avec le support d’un éditeur. | Abonnement, prix rarement publiés pour une PME, paramétrage à faire quand même. |
| Outil d’automatisation en ligne (Make, Zapier) | Rapide pour relier deux outils en ligne. | Facturé au volume, données traitées sur les serveurs de l’éditeur. Voir la comparaison avec n8n. |
| Automatisation sur mesure | Suit vos règles, vos références et votre ERP ; le workflow et les comptes sont à vous. | Demande un référent chez vous et une maintenance dans la durée. |
Si vous traitez de gros volumes dans des formats très variés, un logiciel spécialisé se défend. Si vos règles sortent du standard ou si le volume est modeste, un workflow sur mesure suffit, et il reste à vous.
Où vont vos données
- Un serveur dans l’UE, à votre nom. Le workflow tourne sur un serveur situé dans l’Union européenne, ouvert à votre nom. Les documents traités et le journal y restent.
- Le modèle ne voit que le document. Le texte du document est envoyé au modèle de langage par son API, le temps du traitement. Il ne reçoit ni votre fichier clients ni votre tarif : le rapprochement avec les données de l’ERP se fait sur votre serveur.
- Un modèle choisi avec vous. Claude, GPT ou Mistral, avec, quand le fournisseur en propose une, une option où le traitement a lieu dans l’UE. Les clés d’accès sont les vôtres.
- Un accord avant les données réelles. Un accord de sous-traitance RGPD est signé avant tout accès à des données réelles, échantillon du cadrage compris.
Le détail des options d’hébergement des modèles est sur la page agence IA.
Questions fréquentes
Combien coûte l’automatisation d’un processus ?
À partir de 3 900 € HT pour un processus, une source d’entrée et une connexion à un outil, écran de validation et cadrage court compris. Le prix ferme est fixé à la fin de ce cadrage. Pour situer ce montant sur le marché, voir le guide prix d’un agent IA.
En combien de temps est-ce en service ?
En 2 à 4 semaines. Le délai dépend surtout de l’accès à vos outils et de la disponibilité de la personne qui fait le travail aujourd’hui.
Est-ce compatible avec notre ERP ?
Oui, dès lors qu’on peut y écrire par API, par import de fichier ou par connecteur, que vous soyez sur Sage 100, Cegid, Divalto, EBP, Odoo, SAP Business One ou un outil maison. Le cadrage vérifie ce que votre version permet avant que le prix soit fixé.
Que se passe‑t‑il quand l’IA se trompe ?
La personne qui valide le voit avant que cela ait une conséquence : la proposition est affichée à côté du document d’origine, et les points dont le workflow n’est pas sûr sont signalés avec la raison. Pendant le pilote, nous comptons les corrections pour décider si le workflow est prêt.
À qui appartient le workflow ?
À vous. Le serveur, n8n et les clés du modèle de langage sont dans des comptes ouverts à votre nom dès le premier jour. Les droits sur le workflow vous sont cédés au paiement de chaque étape. Vous pouvez le faire évoluer sans nous.
Que se passe‑t‑il après la mise en service ?
Un mois de corrections par rapport au cadrage est inclus. Ensuite, la maintenance au mois (à partir de 450 € HT, sans engagement) couvre la supervision et les mises à jour. Adapter le workflow à une nouvelle présentation de document entre dans ses deux heures mensuelles ; au-delà, l’adaptation est chiffrée.
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Commencez par un audit à prix fixe
En une à deux semaines, vous savez quoi construire, dans quel ordre et dans quelle fourchette de prix. Le montant de l’audit est déduit du premier projet réalisé avec nous.
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