Automatisation de la saisie de commandes dans votre ERP
Les commandes qui arrivent par e‑mail ou en PDF sont lues, rapprochées de vos clients et de vos articles, contrôlées, puis créées en brouillon dans l’ERP. Par défaut, l’ADV valide chaque commande ; les exceptions lui arrivent avec leur raison.
Mis à jour le
À partir de
3 900 € HT
- Délai
- 2 à 4 semaines
- Tarification
- Prix fixé par étape
Vous en avez besoin si
- L’ADV passe une partie de chaque journée à ressaisir des bons de commande dans l’ERP.
- Vos clients n’ont pas d’EDI et n’en auront pas : ils envoient un PDF, un tableau ou trois lignes dans un e‑mail.
- Les erreurs de saisie (référence, quantité, adresse de livraison) reviennent en avoirs et en retours.
- Les commandes reçues le vendredi soir ne sont saisies que le lundi.
- Chaque client a sa présentation et ses propres références, qu’une seule personne connaît par cœur.
Ce qui est mis en place
- La collecte
- Une boîte commandes@ ou un dossier surveillé. Les e‑mails et les PDF sont pris en charge ; les fichiers Excel de clients et les scans lisibles sont en option.
- La lecture
- Un modèle de langage, appelé avec une option de traitement dans l’UE quand son fournisseur en propose une, extrait le client, le numéro de commande, les lignes (référence, désignation, quantité, prix), l’adresse et la date souhaitée.
- Le rapprochement
- Chaque ligne est associée à un code client et à un code article de l’ERP. Une table de correspondance retient les références propres à chaque client et s’enrichit à chaque validation.
- Les contrôles
- Prix comparé au tarif du client, quantité minimale et conditionnement, stock ou délai, doublon avec une commande déjà saisie.
- La validation par l’ADV
- Le bon de commande d’origine d’un côté, le brouillon de l’autre, les écarts signalés avec leur raison. L’ADV corrige et valide.
- L’écriture dans l’ERP
- La commande est créée dans l’ERP par API, import de fichier ou connecteur : en brouillon si l’ERP a ce statut, sinon à la validation. Le journal garde qui a validé quoi.
Exemple : une commande de 12 lignes reçue en PDF
Un déroulé type, pour illustrer. L’entreprise et les données sont fictives.
- 1
Un distributeur envoie son bon de commande en PDF à commandes@.
- 2
L’automatisation lit 12 lignes et reconnaît le client à son adresse e‑mail et à son numéro de TVA.
- 3
Onze références sont rapprochées ; la douzième est une référence propre au client, absente de la table de correspondance.
- 4
Deux contrôles ressortent : un prix inférieur au tarif en vigueur sur une ligne, une quantité sous le minimum de conditionnement sur une autre.
- 5
L’ADV ouvre le brouillon avec ses trois points signalés. Elle rattache la référence inconnue (elle sera reconnue la prochaine fois), tranche sur le prix et valide.
Déroulé
Cadrage court
Nous prenons 50 commandes réelles de vos principaux clients et relevons vos règles : tarifs, minimums, cas particuliers. Critères de réussite et prix sont fixés par écrit.
2 à 3 joursConstruction
Lecture, rapprochement, contrôles et validation, sur un environnement de test relié à une base de test de l’ERP.
1 à 2 semainesPilote
Les commandes réelles passent par l’automatisation pendant que l’ADV continue de saisir. Nous comparons les deux, ligne par ligne.
3 à 5 joursMise en service
Bascule client par client, formation de l’ADV. Un mois de corrections par rapport au cadrage est inclus.
1 à 2 jours
Durées à l’échelle, sur la plus longue annoncée
Ce que couvre le prix
C’est un chantier d’automatisation appliqué aux commandes. Le prix de départ couvre une boîte de réception, la lecture des commandes en PDF et en texte, les contrôles de prix et de quantité, et l’écriture dans un ERP. Un cadrage court est compris ; le prix ferme est fixé à la fin de ce cadrage.
- Saisie des commandes : lecture, contrôles, brouillon ERP
- à partir de 3 900 € HT
- Option Formats supplémentaires (fichiers Excel de clients, scans)
- à partir de 900 € HT
- Option Accusé de réception de commande préparé automatiquement
- à partir de 900 € HT
- Audit et feuille de route (facultatif), déduits du premier projet réalisé avec nous
- 1 900 € HT
- Maintenance
- à partir de 450 € HT par mois
Paiement, à chaque étape
- 30 %
- à la commande
- 70 %
- à la livraison acceptée
De quoi dépend la justesse de la lecture
| Facteur | Ce qui aide | Ce qui gêne |
|---|---|---|
| Format du document | PDF généré par un logiciel, e‑mail en texte, fichier Excel | Scan de travers, photo, bon manuscrit |
| Références | Vos références, ou celles du client déjà connues de la table de correspondance | Désignations libres (« le même joint que la dernière fois ») |
| Données de l’ERP | Fichier articles et tarifs à jour, un seul code par client | Doublons, tarifs tenus dans un tableur à part |
| Régularité du client | Même présentation d’une commande à l’autre | Présentation qui change à chaque envoi |
| Règles | Minimums, conditionnements et délais écrits | Règles connues d’une seule personne |
Nous n’annonçons pas de taux de lecture avant d’avoir vu vos commandes : il dépend de ces cinq points. Le cadrage le mesure sur votre échantillon, et vous décidez sur ce chiffre.
Ce que l’ADV fait encore
L’automatisation retire la frappe, pas le métier.
- Elle valide chaque commande, en quelques secondes quand tout concorde.
- Elle traite les exceptions : référence inconnue, prix contesté, quantité incohérente, client bloqué par la comptabilité. Chacune arrive avec sa raison.
- Elle garde la relation : appeler le client en cas de doute, proposer un équivalent, négocier un délai ou gérer un reliquat.
- Elle enrichit la table de correspondance : une référence client rattachée une fois est reconnue ensuite.
- Elle saisit ce qui ne se lit pas : bons manuscrits, photos, commandes dictées au téléphone.
Pour certains clients réguliers, vous pourrez plus tard lever la validation des commandes sans aucun écart. C’est votre décision, client par client ; par défaut, chaque commande est validée. Les contrôles, eux, continuent de s’appliquer à chaque commande.
Saisie automatisée, EDI ou portail : que choisir ?
| Option | Convient quand | Limite |
|---|---|---|
| EDI | Quelques grands comptes équipés, de gros volumes | Un projet par client ; vos petits clients n’en auront pas |
| Portail client B2B | Vos clients acceptent de saisir eux-mêmes leurs commandes | Il faut les y amener ; certains continueront d’envoyer des PDF |
| Logiciel spécialisé de saisie de commandes | Très gros volumes, formats très nombreux | Abonnement, prix rarement publiés pour une PME |
| Saisie automatisée sur mesure | Commandes par e‑mail et PDF, volume régulier, règles propres à vous | Une personne valide ; maintenance quand un client change sa présentation |
Les trois se combinent : l’EDI pour deux grands comptes, le portail pour les distributeurs, la lecture des e‑mails pour tous les autres. Si vous hésitez entre plusieurs tâches à automatiser, l’audit les classe, et le guide prix d’un agent IA situe les prix du marché.
Questions fréquentes
Combien coûte l’automatisation de la saisie de commandes ?
À partir de 3 900 € HT pour une boîte de réception, la lecture des PDF et des e‑mails, les contrôles et l’écriture dans un ERP, cadrage court compris. Le prix ferme est fixé à la fin de ce cadrage.
En combien de temps est-ce en service ?
En 2 à 4 semaines, pilote compris. Le délai dépend surtout de l’accès à une base de test de l’ERP.
Est-ce compatible avec notre ERP ?
Oui, si l’on peut y créer des commandes par API, par import de fichier ou par connecteur, que vous soyez sur Sage 100, Cegid, Divalto, EBP, Odoo, SAP Business One ou un outil maison. Le cadrage vérifie ce point en premier.
Quel taux de lecture peut-on attendre ?
Cela dépend de vos documents : un PDF généré par un logiciel se lit bien mieux qu’un scan manuscrit. Nous mesurons le taux sur 50 de vos commandes pendant le cadrage, avant la construction. Les bons manuscrits et les commandes par téléphone restent saisis par l’ADV.
Que se passe‑t‑il si une commande est mal lue ?
Par défaut, elle n’est pas confirmée sans validation. Les lignes douteuses sont signalées avec la raison ; l’ADV corrige, et la correction sert aux commandes suivantes du même client.
À qui appartient le système, et que se passe‑t‑il après ?
À vous : l’automatisation tourne dans n8n, sur un serveur situé dans l’Union européenne, dans des comptes ouverts à votre nom dès le premier jour. Les droits vous sont cédés au paiement de chaque étape. Un mois de corrections par rapport au cadrage est inclus, puis la maintenance au mois (à partir de 450 € HT, sans engagement) prend le relais. Adapter la lecture à une nouvelle présentation de commande entre dans ses deux heures mensuelles ; au-delà, l’adaptation est chiffrée.
À lire aussi
- Service Automatisation IA Une tâche répétitive confiée à une automatisation, validée par une personne. à partir de 3 900 €
- Service Portail client B2B Vos clients suivent leurs commandes et retrouvent leurs documents sans appeler l’ADV. à partir de 12 000 €
- Automatisation Préparation des devis Une demande de prix devient un brouillon de devis chiffré, prêt à relire. à partir de 4 900 €
- Service Workflows n8n Vos enchaînements automatiques construits avec n8n et hébergés chez vous, dans l’UE. à partir de 2 900 €
Commencez par un audit à prix fixe
En une à deux semaines, vous savez quoi construire, dans quel ordre et dans quelle fourchette de prix. Le montant de l’audit est déduit du premier projet réalisé avec nous.
1 900 € HT 1 à 2 semaines Voir un exemple de rapport
Comment le pilote est mesuré
Les seuils de réussite sont écrits au cadrage. S’ils ne sont pas atteints à la fin du pilote, nous vous le disons, chiffres à l’appui, et vous choisissez : poursuivre sur les clients dont les commandes se lisent bien, ou arrêter. Si vous arrêtez, les étapes déjà livrées et acceptées restent dues ; rien d’autre n’est facturé.