Automatisation des factures fournisseurs : de la réception au bon à payer
Chaque facture fournisseur, reçue en PDF ou au format électronique, est lue, rapprochée du bon de commande et de la réception, imputée, puis poussée en comptabilité pour approbation. Les écarts sont signalés avec leur raison. La récupération automatique auprès de votre plateforme agréée est en option.
Mis à jour le
À partir de
3 900 € HT
- Délai
- 2 à 4 semaines
- Tarification
- Prix fixé par étape
Vous en avez besoin si
- La comptabilité ressaisit les factures ligne par ligne dans le logiciel comptable.
- Le rapprochement avec la commande et le bon de réception se fait à la main, pièce par pièce.
- Des factures attendent une approbation dans une boîte e‑mail pendant que les fournisseurs relancent.
- Depuis septembre 2026, une partie des factures arrive au format électronique et le reste en PDF : deux circuits à traiter.
- Les écarts de prix ou de quantité sont découverts au moment de payer.
Ce qui est mis en place
- La collecte
- Les factures reçues sur la boîte factures@ arrivent dans une seule file. En option, les factures électroniques sont récupérées auprès de votre plateforme agréée et rejoignent la même file.
- La lecture
- Fournisseur, numéro, dates, lignes, montants hors taxes, TVA, numéro de commande. Une facture électronique structurée est lue directement, sans modèle de langage.
- Le rapprochement
- Facture, bon de commande et réception sont comparés ligne par ligne : quantité, prix unitaire, total.
- L’imputation proposée
- Compte, section analytique et code TVA sont proposés d’après la commande et l’historique du fournisseur.
- Le circuit d’approbation
- La facture conforme part à l’approbation de la personne désignée. La facture en écart va à l’acheteur, avec la raison. Un niveau d’approbation est compris ; plusieurs niveaux, selon vos seuils, sont en option.
- L’écriture en comptabilité
- Une fois approuvée, la facture est créée dans le logiciel comptable ou l’ERP, pièce jointe comprise. Le journal garde qui a approuvé quoi.
Exemple : trois factures du même matin
Un déroulé type, pour illustrer. L’entreprise et les données sont fictives.
- 1
Facture A, reçue en PDF : elle correspond à la commande et à la réception. Elle part à l’approbation avec son imputation proposée.
- 2
Facture B, reçue au format électronique : la quantité facturée dépasse la quantité reçue de 40 pièces.
- 3
L’acheteur reçoit la facture B avec la raison de l’écart et le bon de réception en regard ; il demande un avoir au fournisseur.
- 4
Facture C : aucun numéro de commande. Elle est transmise à la comptabilité, qui la rattache ou la traite hors commande.
- 5
Les factures approuvées sont écrites en comptabilité. Le paiement reste déclenché par vous.
Déroulé
Cadrage court
Nous prenons 50 factures récentes de vos principaux fournisseurs, avec leurs commandes et leurs réceptions, et relevons vos règles : tolérances, seuils d’approbation, plan de comptes.
2 à 3 joursConstruction
Collecte, lecture, rapprochement et circuit d’approbation, sur un environnement de test relié à une base de test.
1 à 2 semainesPilote
Les factures réelles passent par l’automatisation en parallèle de la saisie habituelle. Nous comparons les imputations et les écarts détectés.
3 à 5 joursMise en service
Bascule, formation de la comptabilité et des approbateurs. Un mois de corrections par rapport au cadrage est inclus.
1 à 2 jours
Durées à l’échelle, sur la plus longue annoncée
Ce que couvre le prix
C’est un chantier d’automatisation appliqué aux achats. Le prix de départ couvre une boîte de réception, la lecture, le rapprochement avec les commandes et les réceptions d’un ERP, un niveau d’approbation et l’écriture en comptabilité. Un cadrage court est compris ; le prix ferme est fixé à la fin de ce cadrage.
- Factures fournisseurs : lecture, rapprochement, approbation
- à partir de 3 900 € HT
- Option Récupération des factures auprès de votre plateforme agréée
- à partir de 900 € HT
- Option Circuit d’approbation à plusieurs niveaux
- à partir de 900 € HT
- Audit et feuille de route (facultatif), déduits du premier projet réalisé avec nous
- 1 900 € HT
- Maintenance
- à partir de 450 € HT par mois
Paiement, à chaque étape
- 30 %
- à la commande
- 70 %
- à la livraison acceptée
Facture électronique : ce qui change, et ce que nous ne remplaçons pas
| Pays | Recevoir des factures électroniques | En émettre | Source |
|---|---|---|---|
| France | Obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026 | Grandes entreprises et ETI : 1er septembre 2026. PME et micro-entreprises : 1er septembre 2027 | Service Public Entreprendre |
| Belgique | Obligatoire entre entreprises assujetties à la TVA depuis le 1er janvier 2026 | Même date | efacture.belgium.be |
En France, ces factures passent par une plateforme agréée par l’État, souvent encore appelée PDP ; en Belgique, elles s’échangent sur le réseau Peppol. Vernline n’est pas une plateforme agréée et ne la remplace pas. Vous en choisissez une ; votre éditeur comptable ou votre expert-comptable peut vous orienter.
Notre travail commence après la réception : récupérer les factures sur la plateforme, les rapprocher de vos commandes et de vos réceptions, organiser l’approbation. La plateforme vous remet une facture conforme ; elle ne sait pas si vous avez bien reçu les 400 pièces facturées. Une partie de vos fournisseurs, notamment hors de France, continuera d’envoyer des PDF : les deux circuits vont coexister. Nous ne donnons pas de conseil fiscal ; votre expert-comptable reste la référence sur vos obligations.
Ce que le rapprochement contrôle
| Contrôle | Ce qui est comparé | Si cela ne concorde pas |
|---|---|---|
| Fournisseur | Numéro de TVA et IBAN, avec la fiche fournisseur | Signalé à la comptabilité. Par défaut, un IBAN nouveau reste bloqué jusqu’à sa validation par la comptabilité. |
| Commande | Numéro de commande, articles, prix unitaires | Envoyé à l’acheteur, avec la ligne en écart. |
| Réception | Quantités facturées et quantités reçues | Envoyé à l’acheteur ou au magasin, selon votre règle. |
| Totaux et TVA | Calcul des lignes, taux, total | Envoyé à la comptabilité. |
| Doublon | Même fournisseur et même numéro, ou même montant à date proche | Bloqué, avec la facture d’origine en regard. |
Vous fixez les tolérances, par exemple un écart de prix admis en dessous d’un certain montant. Une facture dans les tolérances part à l’approbation ; l’automatisation s’arrête au bon à payer, et le paiement reste déclenché par vous.
Ce que la comptabilité fait encore
- Elle traite les factures sans commande et celles que l’automatisation ne sait pas rattacher.
- Elle valide les nouveaux fournisseurs et tout changement de coordonnées bancaires.
- Elle garde la main sur le paiement : l’automatisation s’arrête au bon à payer.
- Elle ajuste les règles d’imputation quand le plan de comptes ou l’analytique change.
- Elle répond aux fournisseurs et suit les litiges : l’automatisation lui donne l’état de chaque facture, pas la réponse.
Pendant le pilote, nous relevons la part des factures rapprochées sans intervention, les écarts détectés par type et les imputations corrigées. Ces chiffres, mesurés sur vos factures, décident de la mise en service, et des fournisseurs par lesquels commencer. Le même principe s’applique côté ventes à la saisie des commandes.
Sur mesure, module de votre logiciel ou outil spécialisé ?
| Option | Convient quand | Limite |
|---|---|---|
| Module de votre logiciel comptable ou de votre plateforme agréée | Factures simples, sans rapprochement avec des commandes | Lecture et saisie ; peu de contrôle sur les quantités et les prix |
| Logiciel spécialisé de traitement des factures fournisseurs | Gros volumes, plusieurs sociétés, circuits d’approbation standard | Abonnement ; rapprochement avec votre ERP à paramétrer |
| Automatisation sur mesure | Achats passés sur commande dans l’ERP, règles de rapprochement et d’approbation propres à vous | Demande des commandes et des réceptions bien tenues dans l’ERP |
Questions fréquentes
Combien coûte l’automatisation des factures fournisseurs ?
À partir de 3 900 € HT pour la lecture, le rapprochement avec les commandes et les réceptions, un niveau d’approbation et l’écriture en comptabilité, cadrage court compris. Le prix ferme est fixé à la fin de ce cadrage.
En combien de temps est-ce en service ?
En 2 à 4 semaines, pilote compris. Le délai dépend surtout de l’accès aux commandes et aux réceptions dans l’ERP.
Vernline est-il une plateforme agréée (PDP) pour la facture électronique ?
Non. Nous ne sommes pas une plateforme agréée et ne remplaçons pas la vôtre. Nous traitons les factures une fois reçues : rapprochement, imputation, approbation, écriture.
Est-ce compatible avec notre logiciel comptable ou notre ERP ?
Elle peut s’y connecter par API, import de fichier ou connecteur, que vous soyez sur Sage 100, Cegid, Divalto, EBP, Odoo ou SAP Business One. Le cadrage vérifie d’abord que les commandes et les réceptions sont accessibles.
Que se passe‑t‑il si une facture est mal lue ?
Une erreur de lecture fait le plus souvent échouer le contrôle des totaux ou le rapprochement avec la commande : la facture part alors en vérification manuelle. Par défaut, rien n’est écrit en comptabilité sans approbation.
À qui appartient le système ?
À vous : l’automatisation tourne dans n8n, sur un serveur situé dans l’Union européenne, dans des comptes ouverts à votre nom dès le premier jour. Les droits vous sont cédés au paiement de chaque étape. Un mois de corrections par rapport au cadrage est inclus, puis la maintenance est au mois, à partir de 450 € HT, sans engagement.
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